Водич кроз организацију екскурзије
Поштовани родитељи и старатељи,
Школа за дизајн, у сарадњи са Саветом родитеља, организује екскурзије и студијска путовања у складу са Правилником о организацији и остваривању екскурзија у средњим школама. Циљ овог обавештења је да вас детаљно упознамо са процедуром организације и објаснимо кључне аспекте, како бисте разумели обавезе и ограничења која школа има током припреме оваквих активности.
Желимо да вам пружимо јасан и концизан преглед како бисте лакше планирали и избегли потребу за додатним питањима разредним старешинама или ризиковали да останете без важних информација.
Тим за екскурзије редовно ажурира садржај странице и ради на њеном побољшању како би све релевантне информације увек биле доступне. Ако имате предлоге или примедбе, ваше повратне информације су увек добродошле и помажу нам да још више унапредимо овај процес.
Тим за екскурзије
Тим за екскурзије је одговоран за планирање, организовање и праћење реализације школских екскурзија и студијских путовања. Основна мисија тима је да осигура да свака екскурзија буде успешно спроведена у складу са наставним планом и програмом, да испуни образовне и васпитне циљеве, као и да пружи ученицима безбедно и корисно искуство.
Циљеви тима:
-
Осигурати да свака екскурзија испуни образовне и васпитне циљеве.
-
Обезбедити висок ниво безбедности и квалитета услуга током екскурзија.
-
Пружити подршку родитељима и ученицима кроз транспарентан и организован процес.
Тим за екскурзије континуирано ради на унапређењу организације и реализације, водећи се највишим стандардима професионалности и одговорности.
Планирање и иницијатива
На почетку сваке школске године, у сарадњи са Саветом родитеља, школа одређује предлог дестинација за екскурзије, као и активности и програм који ће се реализовати. Планирање укључује анализу тржишта како би се предложила оквирна цена аранжмана, која зависи од дужине трајања путовања, изабране дестинације и броја ученика.
Пример: За тродневно путовање у Беч, оквирна цена износи око 400 евра. Овај износ је оријентациони и зависи од понуда туристичких агенција, које се добијају кроз поступак јавне набавке. Оквирна цена се одређује на основу претходних искустава и цена сличних аранжмана.
У цену аранжмана обично су укључени:
-
Смештај у хотелу на бази полупансиона (доручак и вечера),
-
Превоз,
-
Цена лекара пратиоца,
-
Водич који прати ученике током целог путовања,
-
Локални водич, у складу са стандардима ЕУ,
-
Улазнице за музеје и друге културне установе које се посећују,
-
Целодневна брига о ученицима од стране наставника који их прате.
Школа је дужна да прибави писмену сагласност родитеља за учешће ученика у екскурзији, као и да поступак организује у складу са важећим законима и прописима. Реализација екскурзије омогућава ученицима да стекну нова искуства и прошире своја знања у безбедном и организованом окружењу.
Јавна набавка и избор агенције
Школа је у обавези да спроведе поступак јавне набавке у складу са Законом о јавним набавкама. Јавни позив омогућава туристичким агенцијама да доставе понуде, на основу којих школа бира најповољнију. Тек након завршетка овог поступка добијамо прецизне информације о:
-
Смештају (тачан назив хотела и његов квалитет),
-
Превозу (тип и опремљеност аутобуса),
-
Детаљном програму (потврђује се тачна посета музејима, знаменитостима и другим локацијама од стране агенције),
-
Тачном датуму путовања.
Пре спровођења јавне набавке, школа може дефинисати распон дана у којем би путовање требало да се одржи, али не и прецизан датум, јер он зависи од коначног договора са изабраном агенцијом.
Опште одредбе у јавним набавкама
Школа у јавном позиву дефинише опште услове путовања, што укључује кључне захтеве као што су безбедност превоза, адекватан смештај и основне програмске активности у складу са одређеном дестинацијом. Међутим, школа нема могућност да у јавном позиву захтева специфичности попут опремљености аутобуса интернетом или другим необавезним погодностима, јер то може ограничити учешће потенцијалних понуђача, што је у супротности са принципом недискриминације у јавним набавкама.
Циљ је да се поступак јавне набавке спроведе транспарентно и у складу са законом, омогућавајући равноправно учешће свим заинтересованим агенцијама које могу испунити основне услове. Тиме се обезбеђује да најповољнија понуда задовољи неопходне стандарде без додатних ограничења која могу искључити одређене понуђаче.
Такође, врло је важно да родитељи деце са посебним потребама благовремено изнесу јасне захтеве пре путовања. Школа води рачуна о оваквим ситуацијама, али је често реч о деликатним околностима које захтевају посебну пажњу и планирање. Стога је од кључног значаја активна сарадња родитеља са разредним старешинама, тимом за екскурзије и руководством школе како би се обезбедили услови који ће задовољити специфичне потребе детета.
Флексибилност у планирању
Иако се трудимо да предложимо што конкретнији програм, увек постоји могућност измена.
Пример: У септембру можемо планирати обилазак дворца Белведере у Бечу, али ако до априла дође до непредвиђених околности, агенција може предложити алтернативне активности. Родитељи ће о свим променама бити правовремено обавештени.
Информисање родитеља
Након што добијемо коначне информације од туристичке агенције, све детаље путовања (тачну цену, програм, услове плаћања и евентуалне депозите) достављамо родитељима. Ово се обично дешава неколико недеља након спровођења јавне набавке, што је стандардна процедура.
Одговорност и транспарентност
Желимо нагласити да школа поступа у складу са законским оквирима и нема контролу над одређеним факторима, као што су одлуке агенције о смештају, превозу или променама у програму. Захваљујемо вам на разумевању и стрпљењу током овог процеса.
Наш приоритет је да обезбедимо квалитетно, безбедно и организовано путовање за све ученике.
Практични савети за путовање
За све информације о екскурзијама и студијским путовањима, преузмите документ који садржи:
-
Документацију: Потребни пасоши, здравствено уверење и сагласности за малолетнике.
-
Финансијске услове: Детаљи о депозитима за смештај и правилa отказивања путовања.
-
Припрему и полазак: Смернице за гардеробу, опрему и организацију поласка.
-
Смештај и понашање: Информације о распореду соба и правилима за ученике.
-
Здравствену заштиту: Путно осигурање и подршка током путовања.
-
Практичне савете: Савети за новчане издатке, коришћење телефона и друге потребе.